Os documentos admissionais são necessários para que a empresa possa identificar o colaborador e transmitir aos órgãos responsáveis (Ministério do Trabalho, Previdência, entre outros) as informações básicas sobre a vida dele para que possa usufruir seus direitos trabalhistas e recolher as contribuições necessárias.
Por exemplo, de posse dos registros civis, o RH será capaz de identificar e conhecer melhor as condições de vida de cada colaborador.
Por meio destes documentos, é possível ter acesso às informações referentes aos dados sobre o cônjuge e os dependentes do colaborador para fins de cálculos do salário-família, pensão alimentícia, auxílio-creche e até a questão de fornecimento de convênio de saúde e odontológicos concedidos por algumas empresas.
Além disso, é por meio dos documentos admissionais que são emitidas as certidões necessárias para que uma contratação seja formalizada. É também por estas certidões que a vida profissional do colaborador é acompanhada pelo governo.
Um outro ponto importante relacionado aos documentos admissionais refere-se aos atestados de saúde ocupacional, previsto na CLT. Os atestados permitem que a empresa e o Ministério do Trabalho e Previdência tenham comprovação do estado de saúde do colaborador antes e depois de seu tempo na empresa.
Nos casos de auditoria por um fiscal do Ministério do Trabalho, são os documentos registrados na previdência que servirão de base para que inspecionem as condições em que os colaboradores se encontram.
Em situações de doença, os atestados de saúde servem como prova para determinar se o cargo ao qual o colaborador foi contratado é ou não a causa da situação que o levou ao afastamento. Servem, ainda, como respaldo para a empresa nestes casos.
A importância da gestão de documentos para uma empresa
Poucos gestores e empreendedores dão a devida importância para a gestão de documentos. Sendo assim, a maioria administra os seus documentos inadequadamente, colocando a empresa em situações de risco fiscal e trabalhista.
Isso não faz sentido. Afinal de contas, que vantagem a organização obterá do grande volume de informação que produz e recebe se não possui um bom gerenciamento de documentos?
Dispor dessa ferramenta administrativa é muito simples e necessita de um investimento baixo. Atualmente, existem diversas soluções de gestão de documentos que, aliadas a serviços de digitalização e de consultoria, conferem um ótimo custo-benefício.
Além disso, ao fazer sua gestão de documentos de forma correta, você criará um registro de toda a sua gestão de projetos, garantindo que, no futuro, você poderá acessar e lembrar facilmente de detalhes importantes de todos os seus projetos; principalmente se você usar um sistema de gestão digital como o Follow-up, que usa banco de dados seguros para registrar todas as informações adicionadas ao sistema.
O que é gestão de documentos?
Inicialmente, é necessário entender melhor essa ferramenta administrativa. A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos que permite a organização e o armazenamento adequado de documentos de maneira eficiente, segura e inteligente, possibilitando a localização rápida e o descarte no momento determinado pela legislação vigente.
Qual é a importância desse procedimento para a empresa?
Todos os dias, as empresas produzem um volume gigantesco de arquivos que, por sua vez, contêm informações valiosíssimas. E, atualmente, esses dados são considerados o principal patrimônio de uma companhia e se tornaram recursos de competitividade.
São informações fundamentais, tais como:
• dados cadastrais;
• estatísticas da corporação;
• registros de procedimentos internos;
• contratos com fornecedores e com clientes.
Logo, a preocupação com o controle e com a segurança deve ser constante, pois o extravio de um só documento pode gerar prejuízos praticamente imensuráveis.
Todavia, muitos gestores adotam medidas equivocadas de gerenciamento desse patrimônio, causando alto risco de:
• perdas;
• exposição de conteúdos sigilosos;
• demora e dificuldade para localizar informações, sobretudo em casos de urgência.
Dessa forma, a implementação da gestão documental se torna cada vez mais necessária nas instituições. A boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento de processos.
Segurança e confidencialidade das informações
A proteção de dados é uma parte vital da sua estratégia de gestão de documentos. Garantir o sigilo das informações de seus clientes, parceiros e colaboradores é uma das maiores responsabilidades de toda empresa hoje em dia.
Com um bom planejamento, você não deve ter dificuldades para manter um nível de segurança adequado. Firewalls, softwares de detecção de ameaças, capacitação da equipe, entre outras atitudes, economizam muitos recursos a longo prazo.
Por PATRÍCIA SOUSA, responsável RH e Departamento Pessoal da P2MC CONSULTORIA CONTÁBIL
